VAT, faktura i opodatkowanie zdjęć z drona w Polsce

Polski klient B2B: scenariusz podstawowy

VAT 23 procent domyślnie. Faktura VAT w pełni do odliczenia po stronie klienta. Termin wystawienia - do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi, zgodnie z ust. o VAT. Okres przechowywania - 5 lat od końca roku kalendarzowego. Dokument zgodny z JPK_FA i automatycznie raportowany do US.

Polski klient B2C (osoba fizyczna bez NIP)

Faktura bez NIP klienta, VAT 23 procent wliczony w total. Klient otrzymuje paragon z kasy fiskalnej. Prawo do odliczenia VAT nie przysługuje. Ten scenariusz dotyczy zamówień rodzinnych sesji z drona lub prywatnego wideo obiektu.

Reverse-charge dla klientów z UE

Jeśli klient jest podatnikiem VAT-EU w innym kraju UE, wystawiana jest faktura VAT-EU z reverse-charge: 0 procent VAT, podatek rozlicza klient według własnej stawki krajowej. Warunki: obie strony są podatnikami VAT, posiadają aktywne VAT-IDs (weryfikacja przez VIES), usługa wg zasad ust. 28b. Przykład: niemiecka produkcja zamawia zdjęcia w Warszawie - do praw intelektualnych i postprodukcji stosuje się reverse-charge, do fizycznej zdjęciowej z przywiązaniem do lokalizacji zasady są bardziej złożone i ustalane indywidualnie.

Klienci spoza UE: US, UK, CH, UA

Usługi bez polskiego VAT zgodnie z zasadą miejsca świadczenia - tam, gdzie znajduje się klient. Faktura z adnotacją „not subject to PL VAT, art. 28b ust. o VAT". Podatki rozlicza klient w swoim kraju. Dla klientów amerykańskich VisionAir przygotowuje W-8BEN-E. Dla brytyjskich - certyfikat rezydencji CFR-1 na życzenie.

Zwolnienie z VAT i dlaczego ma znaczenie dla B2B

Obrót do 200 tys. PLN rocznie uprawnia do zwolnienia z VAT. Większość operatorów premium w Warszawie nie korzysta ze zwolnienia, ponieważ obrót przekracza próg. Jeśli usługa dronowa jest zwolniona, nie wystawia faktury VAT, a klient B2B traci prawo do odliczenia 23 procent. Uderza to w ekonomię transakcji i widać to natychmiast w RFP.

Co musi znaleźć się w fakturze od operatora drona

• NIP operatora i NIP klienta (dla UE - prefiks PL i prefiks kraju klienta)
• Data wystawienia i data wykonania usługi
• Numer faktury według ciągłej numeracji
• Opis usługi ze wskazaniem kategorii lotu EASA (A1/A2/A3 lub STS)
• Kwota netto, stawka VAT, kwota VAT, brutto
• Forma płatności i termin zapłaty
• IBAN oraz SWIFT/BIC operatora
• Struktura XML zgodna z JPK_FA
• Dla reverse-charge: adnotacja „odwrotne obciążenie" lub „reverse charge"
• Dla klientów spoza UE: adnotacja „not subject to PL VAT"
• Podpis (elektroniczny lub skan)
• Numer rejestracji operatora w ULC

Zdjęcia z drona jako koszt marketingowy

Pełny KUP (koszt uzyskania przychodu) - 100 procent kwoty netto. Szczególnie u deweloperów i agencji nieruchomości, gdzie sesja jest bezpośrednio powiązana ze sprzedażą konkretnego obiektu. Agenci na B2B (jednoosobowa działalność) księgują usługę w KPiR w miesiącu jej wykonania.

Sposoby płatności od klientów zagranicznych

• SEPA w EUR dla klientów z UE - bez prowizji za konwersję
• SWIFT w USD lub GBP dla klientów z USA i UK
• Stripe, Wise, Revolut - akceptowane, ale 1,5-3 procent uwzględniamy w wycenie
• Kryptowaluty (BTC, ETH, USDC) - tylko po wcześniejszym uzgodnieniu z zafiksowaniem kursu na dzień wystawienia faktury

Lista kontrolna przed podpisaniem umowy

• NIP-EU operatora i VAT-ID klienta zweryfikowane w VIES
• Określone daty rozpoczęcia i zakończenia usługi
• Ustalona waluta rozliczeń i mechanizm fiksacji kursu
• Zapisane warunki: zaliczka 30 procent, reszta po dostarczeniu mastera lub 14-30 dni odroczonej płatności
• Kary za zwłokę w płatności zgodnie z ust. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom

Dla zagranicznego DOP-a w Polsce głównym bólem jest faktura VAT-EU z poprawnymi danymi, żeby później nie tłumaczyć się przed własnym prawnikiem in-house. Serwisy dronowe, które to rozumieją, trafiają do naszego shortlistu.